¿Qué es el Back Office y cuáles son las ventajas de su externalización?

Aunque no todas las tareas que se realizan en una empresa están a la vista, los procesos que se llevan a cabo en el día a día para asegurar el buen funcionamiento de la misma son muy numerosos. En este post te vamos a enseñar cuáles son estas tareas y las ventajas que aporta la externalización.

¿Qué es el Back Office?

En el ámbito empresarial, el Back Office podemos definirlo como aquellas actividades o tareas de carácter administrativo que aseguran el buen funcionamiento de la empresa pero que no tienen contacto directo con el cliente. Estas tareas no se encuentran a la vista del cliente, aunque requieren de experiencia y especialización y son vitales para el desarrollo diario del negocio. En el caso contrario, aquellas tareas que sí tienen un contacto directo con el cliente se denominan Front Office.

Tareas de Back Office

Algunas de las tareas de Back Office son:

  • Tareas administrativas: Aquellas tareas que requieran de procesos de forma recurrente y que debido a su gran dimensión, la externalización se convierta en la mejor opción ya que así la empresa puede centrar sus esfuerzos en el Core Business.
  • Gestión de facturas: En algunos casos, un gran crecimiento de una empresa puede hacer que sus tareas de facturación adquieran unos volúmenes muy elevados y decidan externalizar este proceso para mejorar la eficiencia.
  • Digitalización de documentos: Este proceso permite convertir la documentación física en documentación digital con los beneficios que esto conlleva para la organización: Seguridad, ahorro de espacio y beneficios para el medio ambiente.
  • Comunicación con los clientes: La comunicación con los clientes debe ser una tarea ágil y realizada por un equipo especializado para conseguir buenas cuotas de calidad y eficiencia.
  • Custodia de la documentación: En muchas ocasiones, la documentación generada por la empresa es demasiada y no se puede disponer de espacio en las instalaciones.

 Ventajas de su externalización

Las tareas de Back Office requieren un gasto fijo para las empresas que se pueden convertir en variables en caso de externalizarlas.
Aquellas compañías que deciden no externalizar las tareas de Back Office ven sus gastos aumentados debido al personal, infraestructura y tecnología.
En cambio, al externalizar estas tareas se obtienen ventajas como:

  • Aumento de la productividad y mejora de los procesos ya que la empresa que realiza las tareas es especialista en Back Office.
  • Los gastos pasan de ser fijos a variables y además son menores ya que no es necesaria una infraestructura dedicada a estos procesos.
  • Gracias al personal cualificado se consiguen minimizar los tiempos por lo que mejora la experiencia del cliente.
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